¿Demasiados temas? ¿Poca visibilidad del avance alcanzado?

¿Demasiados temas? ¿Poca visibilidad del avance alcanzado?

16/02/2017

En algunas ocasiones nos vemos frente a demasiados procesos con demasiados temas variables en los cuales es difícil llevar el seguimiento a cada momento de en qué situación se encuentra cada uno. Imagina tener el mismo proceso llevado por diferentes equipos o parejas de trabajo y que cada uno de ellos reportara el avance directamente contigo. Es posible que al administrar uno, dos, cinco o hasta diez procesos nos sea fácil llevarlo con un cierto orden y estar al tanto de lo que sucede con cada uno de ellos, pero qué pasa cuando esos diez procesos se convierten en treinta, cincuenta o cien.

La respuesta es utilizar una plataforma en la que nos sea posible rastrear el avance de estos procesos sin necesidad de llevar rastro individual de cada uno de ellos. En alguna ocasión en Arcus, nos topamos con un tema similar al descrito en el párrafo anterior.

El sistema utilizado para resolver esta cuestión no solamente facilitó el seguimiento de status de los distintos procesos en cada una de sus etapas, sino que también segmentó estos procesos con distintas etapas y actividades descritas a manera de guía para que los usuarios resolviendo o cursando el proceso, tuvieran el mejor acompañamiento posible. Lo que esto quiere decir es que las labores de los usuarios, así como el de los administradores es mucho más sencillo.

Los usuarios tienen una guía a seguir, la cual les ayuda explicando cada paso del proceso y los administradores, con el simple hecho de que los usuarios hayan pasado cada una de las etapas de esta guía, pueden rastrear en que situación del proceso está. Y al mismo tiempo, tener métricas del sistema total, es decir, poder analizar el avance de todo el grupo con visión a cada una de las etapas y hasta la unidad en que se encuentran los distintos proyectos.

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